Excel is geen planbord

Dit is geen stuk tegen Excel. Het is waarschijnlijk het meest gebruikte planningsprogramma in de Nederlandse maakindustrie, en niet omdat productieleiders lui zijn. Het is flexibel, gratis, en een planner die het bord al vijf jaar bijhoudt is er razendsnel in. Het werkt. Tot het niet meer werkt, en dat is altijd op het drukste moment van de week.

Vijf plekken waar het breekt

1. Een cel accepteert alles

Excel kent geen regels. Zet PO-1048 achter PO-1045 op pers 1 en de cel kleurt niet rood omdat de order daardoor pas om vijf uur klaar is, terwijl de vrachtwagen om half vier vertrekt. Een late order ziet er in een spreadsheet precies zo uit als een order op tijd. Je ontdekt het verschil om drie uur, op de vloer.

2. Eén persoon kent het bestand

planning_week36_v7_DEF.xlsx. Iedereen herkent hem. De kolommen betekenen iets, de kleuren betekenen iets, tabblad "Jan" bevat de ombouwtijden en niemand weet meer waarom. Zolang de planner er is, werkt het. Als hij ziek is, twee weken op vakantie gaat of een andere baan vindt, staat de fabriek een paar dagen op gevoel te draaien.

3. Verandering betekent alles opnieuw

Een spoedorder om kwart over tien. Een pers die uitvalt. Een leverancier die een dag later levert. In Excel is elke verandering handwerk: de planner kijkt waar een gat zit, schuift, kijkt wat er dan verschuift, schuift nog een keer. Een middag verder is het bord weer "af", en of het beter is dan het oude bord weet niemand.

4. Ombouw staat er niet in

Dit is de duurste van de vijf. Ombouw hangt af van de volgorde: van familie A naar B kost een wissel een uur, van A naar A niets. Dat is een tabel, geen getal, en die tabel past niet in een rooster van orders. Dus staat hij ergens anders, of nergens, en telt hij niet mee bij het schuiven. Waarom dat zoveel kost is een stuk op zich.

5. Er is geen waarom

Vraag waarom PO-1048 op pers 2 staat en het antwoord is: omdat het paste. Dat is eerlijk, maar het is geen uitleg. De orderafdeling kan het niet aan een klant vertellen, de directie kan er niet op sturen, en de planner kan het zichzelf volgende week niet meer herinneren.

Excel doet wat je zegt. Een planbord moet je tegenspreken.

Wat je wél in Excel houdt

Het misverstand bij veel planningssoftware is dat Excel weg moet. Dat is onnodig en meestal onverstandig. Drie dingen doet Excel uitstekend:

• De orderlijst als bron. Ordernummer, artikel, aantal, leverdatum. Als dit bestand er al is, is het de beste start die je kunt hebben. Boscade leest het gewoon in.
• Rapportage. Wat er vorige week is gedraaid, hoeveel wissels, welke orders te laat. Een export naar Excel is voor de meeste directies het prettigste overzicht.
• Een snelle wat-als voor jezelf. Een ruwe som op een dinsdagmiddag. Prima. Zolang het bord zelf ergens staat waar regels gelden.

Wanneer je overstapt

Niet omdat een leverancier het zegt. Wel als je drie van deze zinnen herkent: het bord is van één persoon; een spoedorder kost een middag; niemand weet hoeveel uur er vorige week is omgebouwd. Dan is niet Excel het probleem, maar het feit dat er geen rekenwerk onder zit. De volledige checklist staat hier.

Excel is een prima orderlijst. Het is alleen geen planner.