Ombouwtijd: de duurste post die niet op je factuur staat

Vraag een productieleider wat een machine per uur kost en je krijgt een getal. Vraag hoeveel uur die machine vorige week stilstond voor ombouw en het wordt stil. Niet omdat niemand het weet, maar omdat niemand het optelt. Ombouw zit verspreid over de dag, in stukken van drie kwartier, tussen orders die allemaal op zichzelf logisch waren.

Ombouw is geen getal, het is een matrix

De eerste misvatting is dat ombouw een vaste opslag per order is. In de meeste ERP-planningsmodules staat het ook zo: 45 minuten per werkorder, klaar. Op de vloer werkt het anders. Van familie A naar familie B kost een wissel misschien 60 minuten. Van B naar C 75, omdat de matrijs zwaarder is en de kleur moet worden gespoeld. Van C terug naar A 45. En van A naar A: nul.

Ombouw hangt dus af van wat ervóór draaide. Het is een tabel: van elke familie naar elke andere familie, per machine. Met drie families is dat overzichtelijk. Met acht families zijn het 56 verschillende wissels die allemaal een andere tijd hebben, en die tabel zit doorgaans in het hoofd van de twee mensen die de machine het langst kennen.

Een rekenvoorbeeld

Neem acht orders op een dag, verdeeld over drie machines, met drie families. Een planner die de orders op volgorde van binnenkomst over de machines verdeelt, zoals bijna iedereen doet als het druk is, komt uit op vijf wissels. Zet je de families bij elkaar, dan zijn het er twee. Bij een uur per wissel scheelt dat drie machine-uren op één dag, op drie machines. Vijf dagen per week, vijftig weken per jaar.

Dat is geen beloofd rendement; het is een fictief voorbeeld. Maar de rekensom kun je vandaag zelf maken. Tel de wissels van afgelopen week per machine, vermenigvuldig met de gemiddelde ombouwtijd en zet dat naast het uurtarief. Het antwoord verrast meestal, in de verkeerde richting.

Een planner ziet orders als een lijst. Ombouw zit tussen de regels van die lijst, en precies daar kijkt niemand.

Waarom een mens dit niet ziet

Het is geen kwestie van ervaring. Ombouw is een relatie tussen twee orders, niet een eigenschap van één order. Om de goedkoopste volgorde te vinden moet je alle paren tegen elkaar afwegen, en dat aantal paren groeit sneller dan een hoofd kan bijhouden. Met acht orders zijn er al meer volgordes dan je in een carrière kunt bekijken.

Daar komt de leverdatum bij, die precies de andere kant op trekt. Families bij elkaar zetten is goedkoop, maar als familie A negen uur werk heeft en de vrachtwagen om half vier vertrekt, moet er een order van A naar een andere machine, mét een wissel. Die ene ombouw is dan de prijs voor op tijd zijn. Een goede planner voelt dat aan. Een solver rekent het uit, elke dag opnieuw, ook op de dag dat de goede planner vrij is.

Wat een solver ermee doet

Een solver behandelt de matrix als wat hij is: een kostprijs per overgang. Leverdata zijn harde grenzen. Binnen die grenzen zoekt hij de volgorde met de minste ombouwtijd, over alle machines tegelijk. En als hij bewust een wissel accepteert, zoals die ene order van A naar pers 2, dan staat de reden erbij: zonder die wissel was de order te laat geweest.

Het verschil met een vaste opslag van 45 minuten per order is niet subtiel. Een vaste opslag maakt elke volgorde even duur, dus de planningsmodule heeft geen reden om te groeperen. De matrix maakt de volgorde zichtbaar als geld.

Begin bij de matrix

Wie hier iets aan wil doen, hoeft niet met software te beginnen. Begin met de tabel. Ga een uur bij de operators zitten, schrijf per machine op wat elke wissel kost, en hang het naast het bord. Alleen al het opschrijven verandert de planning, omdat de kennis van de vloer voor het eerst in getallen staat in plaats van in hoofden.

Daarna is de vraag hoe je die tabel elke dag gebruikt, bij twintig orders in plaats van acht, met een spoedorder om kwart over tien. Dat is het punt waar rekenwerk het overneemt van gevoel.